Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan Sistim Informasi Manajemen

SELAMAT HARI RAYA IDUL FITRI 1431 H.

Andai langkah membekas lara…andai kata merangkai dusta…andai tingkah menaruh luka…Izinkan kami bersimpuh sila…mengulur tangan dihari yang mulia…selamat hari raya idul fitri 1431H mohon maaf lahir dan bathin

Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan Sistim Informasi Manajemen
Aliasir Kls L1/B Program Magister Management Unsyiah September 2010

Sepanjang hidupnya manusia selalu dihadapkan pada pilihan-pilihan atau alternatif dan pengambilan keputusan. Hal ini sejalan dengan teori real life choice, yang menyatakan dalam kehidupan sehari-hari manusia melakukan atau membuat pilihan-pilihan di antara sejumlah alternatif. Pilihan-pilihan tersebut biasanya berkaitan dengan alternatif dalam penyelesaian masalah yakni upaya untuk menutup terjadinya kesenjangan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diinginkan.
Matlin(1998) menyatakan bahwa situasi pengambilan keputusan yang dihadapi seseorang akan mempengaruhi keberhasilan suatu pengambilan keputusan. Setelah seseorang berada dalam situasi pengambilan keputusan maka selanjutnya dia akan melakukan tindakan untuk mempertimbangkan, menganalisa, melakukan prediksi, dan menjatuhkan pilihan terhadap alternatif yang ada, dalam tahap ini reaksi individu yang satu dengan yang lain berbeda-beda sesuai dengan kondisi masing-masing individu. Ada individu yang dapat segera menentukan sikap terhadap pertimbangan yang telah dilakukan, namun ada juga individu lain yang tampaknya mengalami kesulitan untuk menentukan sikapnya. Dalam praktiknya terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Arroba (1998) menyebutkan 5 faktor yang mempengaruhi proses pengambilan keputusan, yaitu:

(1) informasi yang diketahui perihal permasalahan yang dihadapi;
(2) tingkat pendidikan;
(3) personality;
(4) coping, dalam hal ini dapat berupa pengalaman hidup yang terkait dengan permasalahan (proses adaptasi); dan
(5) culture. Hal senada dikemukakan Siagian (1991) bahwa terdapat aspek-aspek tertentu bersifat internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

Adapun aspek internal tersebut antara lain :
1. Pengetahuan. Pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang secara langsung maupun tidak langsung akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan. Biasanya semakin luas pengetahuan seseorang semakin mempermudah pengambilan keputusan.
2. Aspek kepribadian. Aspek kepribadian ini tidak nampak oleh mata tetapi besar peranannya bagi pengambilan keputusan.
Aspek eksternal dalam pengambilan keputusan, antara lain :
1. Kultur. Kultur yang dianut oleh individu bagaikan kerangka bagi perbuatan individu,hal ini berpengaruh terhadap proses pengambilan keputusan.
2. Orang lain. Orang lain dalam hal ini menunjuk pada bagaimana individu melihat contoh atau cara orang lain (terutama orang dekat ) dalam melakukan pengambilan keputusan. Sedikit banyak perilaku orang lain dalam mengambil keputusan pada gilirannya juga berpengaruh pada perilkau individu dalam mengambil keputusan.
Dengan demikian, seseorang yang telah mengambil keputusan, pada dasarnya dia telah melakukan pemilihan terhadap alternatif-alternatif yang ditawarkan kepadanya. Kendati demikian, hal yang tidak dapat dipungkiri adalah kemungkinan atau pilihan yang tersedia bagi tindakan itu akan dibatasi oleh kondisi dan kemampuan individu yang berhubungan dengan lingkungan sosial, ekonomi, budaya, lingkungan fisik dan aspek psikologis.
Seorang pemimpin harus mampu menjadi pemecah masalah bagi dirinya dan orang lain. Ini merupakan konsekuensi logis sebagai seorang pemimpin, karena mau tidak mau, suka tidak suka, ia harus berani mengambil keputusan. Karena posisinya sebagai problem solver, ia harus benar-benar memiliki daya analisis yang tinggi, sehingga keputusan yang diambilnya sudah dipertimbangkan secara matang, yang dapat dilakukan melalui studi kasus, pengamatan, maupun wawancara terfokus. Pemimpin dituntut untuk memiliki kreativitas dalam memecahkan masalah dan mengembangkan alternate penyelesaiannya. Berpikir kreatif untiuk memecahkan masalah dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Tahap orientasi masalah, yaitu merumuskan masalah dan mengindentifikasi aspek aspek masalah tersebut. dalam prospeknya, si pemikir mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan masalahyang dipikirkan.
b. Tahap preparasi. Pikiran harus mendapat sebanyak mungkin informasi yang relevan dengan masalah tersebut. Kemudian informasi itu diproses untuk menjawab pertanyaan yang diajukan pada tahap orientasi.
c. Tahap inkubasi. Ketika pemecahan masalah mengalami kebuntuan maka biarkan pikiran beristirahat sebentar. Sementara itu pikiran bawah sadar kita akan bekerja secara otomatis untuk mencari pemecahan masalah.
d. Tahap iluminasi. Proses inkubasi berakhir, karena si pemikir mulai mendapatkan ilham serta serangkaian pengertian (insight) yang dianggap dapat memecahkan masalah.
e. Tahap verifikasi, yaitu melakukan pengujian atas pemecahan masalah tersebut, apabila gagal maka tahapan sebelummnya harus di ulangi lagi.
Dalam hal mengambil keputusan, antar individu yang satu dengan individu yang lain melakukan pendekatan dengan cara yang tidak sama. Setiap orang mempunyai cara unik dalam mengambil keputusan. Jadi ada gaya yang berbeda-beda antar individu yang satu dengan yang lain dalam melakukan pengambilan keputusan. Harren (1980) menyebutkan gaya pengambilan keputusan adalah cara-cara unik yang dilakukan seseorang di dalam membuat keputusan-keputusan penting dalam hidupnya. Gaya pengambilan keputusan bersifat melekat pada kondisi seseorang. Gaya pengambilan keputusan dipelajari dan dibiasakan oleh individu dalam kehidupannya, sehingga menjadi bagian dan miliknya serta menjadi pola respon saat individu menghadapi situasi pengambilan keputusan. Gaya pengambilan keputusan juga menjadi ciri atau bagian unik dari individu (Phillips, dkk. 1984). Harren, dkk. membedakan pengambilan keputusan ke dalam 2 (dua) gaya pengambilan yang berseberangan yaitu gaya rasional dan intuitif. Penggolongan dua gaya ini di dasarkan atas:
• Tingkat individu menggunakan strategi pengambilan keputusan yang bersifat emosional.
Cara individu mengolah dan menanggapi informasi serta melakukan evaluasi dalam situasi pengambilan keputusan. Pemecahan masalah termasuk dalam langkah proses pengambilan keputusan, yang difokuskan untuk mencoba memecahkan masalah secepatnya. Masalah dapat digambarkan sebagai kesenjangan diantara “apa yang ada dan apa yang seharusnya ada”. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang efektif diprediksi bahwa individu harus memiliki kemampuan berfikir kritis dan mengembangkan dirinya dengan adanya bimbingan dan role model di lingkungan kerjanya.
PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah dengan pengumpulan fakta-fakta dan data, menentukan alternatif yang matang untuk mengambil suatu tindakan yang tepat.
Ada lima hal yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan :
1. Dalam proses pengambilan keputusan tidak terjadi secara kebetulan.
2. Pengambilan keputusan tidak dilakukan secara sembrono tapi harus berdasarkan pada sistematika tertentu :
a. Tersedianya sumber-sumber untuk melaksanakan keputusan yang akan diambil.
b. Kualifikasi tenaga kerja yang tersedia
c. Falsafah yang dianut organisasi.
d. Situasi lingkungan internal dan eksternal yang akan mempengaruhi administrasi dan manajemen di dalam organisasi.
3. Masalah harus diketahui dengan jelas.
4. Pemecahan masalah harus didasarkan pada fakta-fakta yang terkumpul dengan sistematis.
5. Keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif yang telah dianalisa secara matang.

Apabila pengambilan keputusan tidak didasarkan pada kelima hal diatas, akan menimbulkan berbagai masalah :
a. Tidak tepatnya keputusan.
b. Tidak terlaksananya keputusan karena tidak sesuai dengan kemampuan organisasi baik dari segi manusia, uang maupun material.
c. Ketidakmampuan pelaksana untuk bekerja karena tidak ada sinkronisasi antara kepentingan organisasi dengan orang-orang di dalam organisasi tersebut.
d. Timbulnya penolakan terhadap keputusan.

Sikap atau watak berfikir kritis dapat ditingkatkan dengan memantapkan secara positif dan memotivasi lingkungan kerja. Kreativitas penting untuk membangkitkan motivasi secara individu sehingga mampu memberikan konsep baru dengan pendekatan inovatif dalam memecahkan masalah atau isu secara fleksibel dan bebas berpikir. Keterbukaan menerima kritik akan mengakibatkan hal positif seperti; semakin terjaminnya kemampuan analisa seseorang terhadap fakta dan data yang dihadapi dan akan meningkatkan kemampuan untuk mengatasi kelemahan.

Bagan : Pemecahan masalah dan Pengambilan keputusan

Sebelum memecahkan masalah, manajer perlu mengajukan pertanyaan kunci sebagai berikut :
1. Apakah hal ini penting ?
2. Apakah saya ingin mengerjakan sesuatu untuk hal itu ?
3. Apakah saya cukup handal untuk menangani masalah itu ?
4. Apakah saya mempunyai kewenangan untuk mengerjakan sesuatu ?
5. Apakah saya mempunyai pengetahuan, minat, waktu dan sumber yang tepat untuk itu ?
6. Dapatkah saya mendelegasikan hal tersebut kepada seseorang ?
7. Apakah ada manfaat yang didapatkan dari penyelesaian masalah tersebut ?

Apabila jawaban pada pertanyaan nomor 1 sampai 5 adalah “tidak”, maka pemecahan masalah tersebut tidak efektif, artinya membuang waktu, sumber dan tenaga secara personal. Tapi sebaliknya bila jawabannya semua “ya”, pengambilan keputusan merupakan pilihan untuk menerima masalah dan bertanggung jawab.

METODA PEMECAHAN MASALAH
Prinsip utama untuk menetapkan suatu masalah adalah mengetahui fakta, kemudian memisahkan fakta tersebut dan melakukan interpretasi data menjadi fakta objektif dan menentukan luasnya masalah tersebut. Manajer membutuhkan kemampuan untuk menetapkan prioritas pemecahan masalah. Umumnya untuk pemecahan masalah selalu menggunakan metoda coba-coba dan salah, eksperimen, dan atau tidak berbuat apa-apa (“do nothing”). Pembuatan keputusan dapat dipandang sebagai proses yang menjembatani hal yang lalu dan hal yang akan datang pada saat manajer hendak mengadakan suatu perubahan.
Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan seperti pada gambar di bawah ini :

Masalah
Pengumpulan Data
Analisa Data
Mengembangkan pemecahan
Memilih alternatif
Implementasi
Evaluasi

Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan diatas adalah salah satu penyelesaian yang dinamis. Penyebab umum gagalnya penyelesaian masalah adalah kurang tepat mengidentifikasi masalah. Oleh karena itu identifikasi masalah adalah langkah yang paling penting. Kualitas hasil tergantung pada keakuratan dalam mengidentifikasi masalah. Identifikasi masalah dipengaruhi oleh informasi yang tersedia, nilai, sikap dan pengalaman pembuat keputusan serta waktu penyelesaian masalah. Terutama waktu yang cukup untuk mengumpulkan dan mengorganisir data.

1. Mengumpulkan fakta-fakta dan data yang relevan.
2. Mengolah fakta dan data.
3. Menentukan beberapa alternatif pemecahan masalah.
4. Memilih cara pemecahan dari alternatif yang dipilih.
5. Memutuskan tindakan yang akan diambil.
6. Evaluasi.

Mendefinisikan Masalah
Untuk mengetahui hakekat suatu masalah tidaklah mudah, karena masalah yang sebenarnya dihadapi sering terselubung dan tidak terlihat jelas. Oleh karena itu

diperlukan keahlian, pendidikan dan pengalaman untuk membuat diagnosa yang tepat. Untuk itu manajer perawat dan bidan agar selalu mengembangkan kemampuannya dan belajar dari pengalaman di masa lalu untuk mempelajari perubahan yang terjadi.

Pengumpulan Data
Pengumpulan data atau informasi dikerjakan secara berkesinambungan melalui proses yang sistematis, sehingga upaya untuk mengantisipasi keadaan/masalah yang mungkin timbul akan lebih mudah dilaksanakan seperti ;
1. Apakah masalah yang dihadapi diketahui dengan jelas?
2. Apakah keadaan yang dihadapi merupakan masalah sebenarnya?
3. Apakah sistem pelaporan di dalam organisasi sudah memungkinkan untuk prediksi secara tepat?

Analisa Fakta dan Data
Fakta-fakta dan data yang telah terkumpul dengan baik diolah secara sistematis yang akhirnya akan merupakan suatu informasi yang akan digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Analisa fakta dan data perlu dihubungkan dengan serangkaian pertanyaan sebagai berikut :
1. Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah?
2. Apa latar belakang dari masalah?
3. Apa pengaruh dan hubungan antara masalah yang dihadapi dengan tujuan, rencana dan kebijakan organisasi?
4. Apa konsekuensi atas keputusan yang diambil?
5. Apakah pemecahan masalah sesuai dengan kapasitas organisasi?
6. Apakah waktu pengambilan tepat?
7. Siapa yang akan ditugaskan mengambil tindakan?
Penentuan Alternatif
Baik buruknya sesuatu keputusan yang diambil sangat tergantung atas kemampuan menganalisa kekuatan dan kelemahan alternatif-alternatif yang dihadapi. Dalam usaha menganalisa alternatif yang ada seseorang perlu memperhitungkan :
1. Siapa yang terlibat/dipengaruhi setiap alternatif ?
2. Tindakan apa yang diperlukan ?
3. Reaksi apa yang mungkin timbul ?
4. Dimana sumber reaksi tersebut ?
5. Interaksi apa yang diperlukan ?

Penentuan Pilihan yang Terbaik
Pada setiap pengambilan keputusan selalu disertai dengan pengambilan resiko. Pada umumnya pilihan diambil dari beberapa alternatif jika diduga bahwa pilihan itu akan memberikan manfaat yang paling besar baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Namun demkian perlu dipertimbang juga bahwa resiko yang menyertai bersifat moderat.
Evaluasi
Untuk mengadakan penilaian yang baik, diperlukan obyektivitas dalam melakukan penilaian atau evaluasi. Biasanya suatu hal yang sangat sukar bagi seseorang untuk menilai dirinya sendiri secara obyektif. Oleh karena itu pelaksanaan penilaian dapat diserahkan kepada pihak ketiga yang tidak terlibat langsung dalam proses pengambilan keputusan untuk memperoleh tingkat obyektivitas setinggi mungkin. Untuk proses evaluasi perlu diperhatikan mengenai tempat dan siapa yang bertanggung jawab serta kapan hal tersebut dilaksanakan, contoh; sebelumnya manajer menetapkan suatu kebijakan baru dalam merespon keluhan pengunjung. Untuk menjamin bahwa kegiatan itu efektif perlu kerja sama dengan semua staf terkait. Kemudian bagaimana penemuan itu akan dikomunikasikan kepada personal lainnya.

Pos ini dipublikasikan di Uncategorized. Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s